L’organisation du travail est-elle liée à la productivité ? Une personne organisée est-elle plus efficace qu’une autre qui ne l’est pas ? Après l’augmentation du télétravail au cours des derniers mois en raison de la pandémie de COVID-19, voici quelques considérations pour vous permettre de gagner du temps dans votre journée de travail tout en augmentant votre productivité. Ainsi, vous saurez comment être plus organisé et productif.

Travailler plus en moins de temps. C’est l’un des objectifs à atteindre pour être un travailleur productif. La clé ? Être organisé. Mission impossible ? Pas forcément. Pour commencer, être organisé sera la base de la productivité, il faut donc travailler avec des listes de tâches à accomplir. Ainsi, d’une part, vous n’oubliez pas vos tâches, et d’autre part, vous avez les objectifs à atteindre, avec un ordre et un calendrier pour les réaliser. Cela semble facile, n’est-ce pas ?

Organiser les tâches quotidiennes

L’un des avantages d’organiser les tâches quotidiennes est que, face à un imprévu, vous aurez du temps pour le résoudre. En outre, cela permet d’éviter que cet imprévu n’affecte le reste du travail et la journée de travail elle-même. Ce que l’organisation préalable contribue réellement à faire, c’est de gagner du temps et de créer une marge pour gérer un facteur de surprise auquel nous ne nous attendions pas. Il est donc essentiel de créer une dynamique de travail qui commence par l’organisation préalable des tâches et des temps.

En travaillant de cette manière, il est plus facile de résoudre tout problème supplémentaire que nous n’avions pas lors de la planification initiale et vous pourrez être plus organisé et productif.

Est-il possible de mieux organiser mon temps ?

Après un premier objectif lié à l’organisation du travail, nous devons atteindre le deuxième objectif : être plus productif. Le point de départ devrait être de savoir comment mieux utiliser le temps, c’est-à-dire d’atteindre le plus grand nombre d’objectifs possibles dans le laps de temps le plus court possible.

La productivité du travail dépend dans une large mesure de cette organisation initiale, mais elle est également liée à d’autres facteurs, tels que la gestion des équipes de travail, la journée de travail et la charge de travail elle-même. En ce sens, il existe des stratégies pour augmenter sa productivité au travail, comme la suppression des réunions non productives pour gagner du temps, l’amélioration des espaces de travail pour augmenter le confort et l’établissement de stratégies de modèles de production.

En réalité, il existe un modèle pionnier que certaines entreprises ont déjà commencé à mettre en œuvre : le modèle dit « Fika ». Ce modèle de production, né en Suède, est basé sur le remplacement d’une partie du temps que les travailleurs prennent pour sortir pour le petit déjeuner ou le déjeuner, par des réunions au sein de l’entreprise de manière informelle, mais plus productive. En d’autres termes, le modèle ‘Fika’ (qui vient de kaffi, un mot suédois pour café) vise à mettre en place des réunions café avec des pâtes tout en parlant de questions moins importantes, mais dont les idées productives peuvent émerger en raison du changement d’orientation.

Selon une étude publiée par le portail Science Direct, les relations avec les cadres supérieurs, avec le travail lui-même et avec l’environnement physique du travail sont directement liées à la productivité.

 

Conseils

Quel que soit le modèle suivi dans chaque réseau professionnel, il existe quelques recommandations à suivre pour savoir comment être plus organisé et productif. Certaines des plus pertinentes sont :

  • Planifier le travail : on ne commence pas la construction d’une maison par le toit, vous devez donc toujours fixer des délais pour chaque tâche, ce qui vous laisse la possibilité de reporter des tâches. Pour ce faire, il est très utile de disposer d’un calendrier visuel, qui vous permet de voir d’un coup d’œil votre emploi du temps pour chaque mois. Cette ressource vous aidera à obtenir rapidement une carte mentale avec les dates et les heures.
  • Établir des priorités : lorsque vous planifiez votre travail, vous devez savoir clairement quels sujets vous devez privilégier ou non. Ce filtre est essentiel pour être productif et respecter tous les délais. Il y aura toujours des questions prioritaires que vous ne pouvez pas retarder ou des sujets sur lesquels vous devrez travailler davantage, et sur lesquels vous devrez vous avancer.
  • Tout ranger : l’ordre est essentiel pour avoir tout sous la main et ne pas perdre de temps à chercher des dossiers ou des documents dont on pourrait avoir besoin. Que vous ayez des dossiers papier ou des dossiers numériques, il est très important que vous triiez tous les documents que vous utilisez. De cette façon, vous saurez toujours où ils se trouvent. Si vous ne pouvez pas le faire, il est conseillé de passer un certain temps par semaine à trier tout le matériel que vous utilisez.
  • Éviter les interruptions : de nos jours, les interruptions sont très constantes. Messages vocaux, SMS, appels, conversations avec des collègues, notifications, etc. Pour être productif, vous devez essayer de contrôler ces interruptions. Une façon de le faire est de mettre en place des lignes directrices et des créneaux horaires. Si vous travaillez dans un bureau, mettez en silencieux tout ce que vous pouvez et fixez-vous des délais pour le travail partiel. Faites une pause de 5 minutes toutes les heures si vous avez besoin de parler ou de regarder vos notifications. Si vous travaillez à domicile, créez un environnement dans lequel vous ne serez pas interrompu et éloignez-vous de la télévision et du téléphone portable.
  • Croire en soi : être motivé et positif est un « must ». Être plus confiant est le meilleur moyen d’atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés.
  • Prendre l’air : mangez en dehors du bureau et faites une promenade, prenez un café et prenez l’air… Faites une pause d’une demi-heure dans votre journée de travail et prenez un bol d’air frais. Il est très important que vous le fassiez, car cela vous donnera de l’énergie et vous remarquerez un certain soulagement. Réservez une heure pour cette pause et organisez votre travail de manière qu’elle n’affecte pas votre journée.

L’essence de l’efficacité et de l’efficience au travail est de terminer chaque tâche entreprise, en évitant les distractions et en respectant les dates et les objectifs fixés chaque mois.

 

Sources :