Il nous arrive à tous de terminer nos journées en nous disant : « Je n’ai pas arrêté et pourtant je n’ai pas avancé sur mes dossiers… » C’est déprimant et nous ne nous sentons pas efficaces.
D’où l’intérêt de classer sa « to do list » en 4 parties, dans cet ordre, comme un sandwich :
- Les urgences immédiates
- Les tâches de fond prioritaires
- Les urgences différées
- Les autres tâches
Dans les urgences immédiates, nous sélectionnons celles que nous traitons nous-mêmes et celles que nous déléguons. Puis nous consacrons le temps qui nous paraît raisonnable à nos tâches de fond prioritaires. Cela peut être 15 mn, 2 heures. L’important est que ces dossiers avancent tous les jours. Si besoin, il est possible de décider d’être focus sur la tâche que nous pourrons finir dans la journée.
Cela fait, il est constant d’observer que le temps consacré aux urgences différées et aux autres tâches est souvent plus court et plus efficace.
Cette alternance urgence et fond est très physiologique : nous ne pouvons pas être trop longtemps en mode sprint, ce qui nous laisse sans énergie pour les autres actions. Pensez à l’image du sandwich !